Ganhando tempo
Você é daqueles que sempre terminam o dia com alguma pendência no trabalho? Nunca tem tempo para a família e amigos? Sua caixa postal vive cheia de e-mails esperando resposta? Se suas respostas foram positivas, então é melhor dar uma parada estratégica para programar melhor sua rotina. Os especialistas são unânimes em sugerir o planejamento como um dos caminhos para otimizar o tempo. Com disciplina e objetividade, é possível organizar suas atividades diárias em 24 horas.
Segundo Renato Senna Filho, consultor e diretor do Centro de Tecnologia do Comportamento (CTC), a primeira coisa a fazer é aprender a delegar. "Existem atividades que podem ser transferidas para outras pessoas, mas muitos preferem centralizar tudo a repassar. Na nossa cultura aprendemos que os líderes resolvem os problemas, mais não é verdade. O líder tem que decidir e delegar quem execute a ação", explica. Além de delegar ações, outra dica para economizar tempo, de acordo com o especialista, é estabelecer objetivos e priorizá-los. Depois, deve-se fazer um planejamento para executar estes objetivos. Ter poder de síntese e objetividade ajuda bastante.
Para Marcos Oliveira, especialista em programas de qualidade, além do planejamento é importante saber administrar o tempo gasto em reuniões. Um executivo normal gasta de 25% a 40% do seu tempo com reuniões. Muitos reclamam que esses encontros não são produtivos. O ideal, segundo o consultor, é que sejam criadas pautas e distribuídas para os participantes com antecedência, informando os assuntos que serão discutidos e os horários de início e término da reunião. Dessa forma ganha-se tempo porque todos já terão sua opinião ou sugestões formadas. Mas para isso é essencial cumprir os horários e não atender o celular.
Outro passo importante para ganhar tempo é aprender a dizer não. É preferível ser franco e explicar para as pessoas que não tem tempo para atender determinado pedido, ensina o consultor. Com a experiência de quem há anos programa sua agenda semanal aos domingos, ele acredita que é preciso determinar horário para tudo. "Defina os minutos que gastará com cada atividade. Assim terá algumas horas para gastar com sua família, amigos, lazer, ginástica e tudo o mais que lhe der prazer", conclui.
